Abrufversand aus dem Restbestand: Proben und Prämien lagern und nach Abrufdatei nachsenden lassen

Abrufversand aus dem Restbestand: Proben lagern und nachsenden lassen

Wann lohnt sich Abrufversand statt einer neuen Kampagne? Wenn nach der großen Welle noch Empfänger dazukommen: Teilnehmer, die sich nach dem Stichtag angemeldet haben, Abonnenten, die jede Woche neu gewonnen werden, Händler, die eine zweite Musterserie anfordern, Redaktionen, die ein Pressepaket nachbestellen. Alles, was für diese Sendungen gebraucht wird, liegt bereits bei uns; die Stückliste und die freigegebene Referenzsendung auch. Eine neue Anlieferung, eine neue Einrichtung und eine neue Freigabe entfallen. Wie man den Bestand von Anfang an dafür plant, beschreibt der Ratgeber Restbestand und Abrufversand.

Wie funktioniert die Abrufdatei? Sie schicken in einem festen Rhythmus – wöchentlich, zweimal pro Woche oder täglich – eine Datei im gleichen Aufbau wie die ursprüngliche Empfängerliste, eine Zeile je Sendung, auf dem vereinbarten Übergabeweg. Wir lesen sie ein, prüfen, ob für jede Zeile genug Bestand da ist, packen nach der bekannten Stückliste und übergeben die Sendungen an Ihren Versender, der sie bei uns abholt oder an sein Depot geliefert bekommt. Mit jeder Übergabe kommt eine Versandliste zurück, die zeigt, welche Zeilen der Abrufdatei gepackt wurden. Mehr zum Begriff unter Abrufversand.

Was steht in der Bestandsmeldung, und was passiert bei Fehlmengen? Nach jedem Abruf erhalten Sie den Bestand je Position – Proben, Karten, Prämien, Taschen, Kartons – mit den abgebuchten Mengen und der Zahl der Sendungen, die sich damit noch packen lassen. Sinkt eine Position unter die Grenze, die wir mit Ihnen festgelegt haben, melden wir das, bevor sie ausgeht. Enthält eine Abrufdatei mehr Zeilen, als Bestand vorhanden ist, packen wir die vollständigen Sendungen, halten den Rest zurück und schicken Ihnen die offenen Zeilen als eigene Liste. Teilsendungen mit fehlender Position verschicken wir nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen.

Wo und wie wird gelagert? Restbestände lagern wir in Moravská Třebová oder im externen Lager für Nachsendungen und Abrufe; zurückgeführt oder ausgesondert wird nur nach Ihrer schriftlichen Anweisung. Der Bestand wird digital geführt, jede Palette ist einem Lagerplatz zugeordnet. Lagerung kostet 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat, Ein- und Auslagerung 4,00 € – 7,00 € je Palette (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Verschlossene, haltbare Proben und Prämien lagern wir ohne Kühlung; Ware mit kurzem Mindesthaltbarkeitsdatum sollte nicht auf lange Abrufzeiträume geplant werden, und wir weisen Sie in der Bestandsmeldung darauf hin, wenn Chargen mit knapper Haltbarkeit zuerst verwendet werden sollten.

Was geschieht mit Beständen, die nicht mehr gebraucht werden? Am Ende des Abrufzeitraums zählen wir den Bestand und schicken Ihnen die Aufstellung mit Fotos. Zurückgeführt an Ihr Lager, an eine Agentur oder an einen Händler, ausgesondert oder für die nächste Kampagne weiter gelagert wird nur, was Sie schriftlich anweisen. Ohne Anweisung bleibt der Bestand liegen und die Lagerung läuft weiter – deshalb fragen wir vor dem Ende des vereinbarten Zeitraums aktiv nach.

Was gehört nicht zum Abrufversand? Laufender Shop-Versand mit Einzelbestellungen, Zahlungsabwicklung und Rücksendungen gehört nicht dazu: Abrufe kommen gebündelt als Datei, nicht als einzelne Bestellung aus einem Shopsystem, und Rücksendungen nehmen wir nicht an. Für Lagerware und laufende Kommissionierung gibt es Kommissionierung und Lager auf apool.de; was Lagerung dort im Vergleich kostet, zeigt der Artikel Lagerkosten vergleichen.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Eine Nachsendung ist genauso aufgebaut wie die Sendung der Kampagne: gleiche Stückliste, gleiche Reihenfolge, gleiches Referenzgewicht. Ändern Sie etwas – eine neue Karte, eine andere Prämie –, packen wir eine neue Referenzsendung und bitten um Freigabe.

Die Versandverpackung liegt als Teil des Bestands bei uns, ebenso Karten und Beileger. Gewichtsgrenzen und Maße nennt Ihr Versender; das freigegebene Referenzgewicht bleibt für alle Abrufe gültig.

Abrufversand setzt sich aus drei Teilen zusammen: der Pauschale je Abruf von 15 € – 35 € für Einlesen der Datei, Kommissionieren aus dem Bestand und Übergabe; dem Preis je Sendung nach Aufbau – Versandtasche mit bis zu drei Positionen 20 ct – 40 ct, Polsterumschlag oder Faltkarton 0,60 € – 1,20 € –; und der Lagerung mit 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat plus 4,00 € – 7,00 € je Palette für Ein- und Auslagerung. Im Kostenbeispiel mit 4 Paletten über 6 Monate und 26 Abrufen entfallen rund 266 € auf die Lagerung und 650 € auf die Abrufe. Den Versand an die Empfänger übernimmt Ihr Paketdienst oder Postdienstleister unter Ihrem Vertrag: Versandkosten sind nicht Teil unseres Angebots; wir übergeben die Sendungen palettiert, nach Versender und Land sortiert. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Ob wenige Nachzügler im Monat oder täglich neue Abonnenten nach einer großen Aktion – wir halten den Bestand für Kampagnen von einigen hundert Presse- und Händlerpaketen bis zur Kampagne mit mehreren zehntausend Sendungen.