Eine Empfängerliste für Warensendungen ist dann packfertig, wenn jede Zeile genau eine Sendung beschreibt: wer sie bekommt, welcher Gruppe oder Variante sie angehört, über welchen Versender sie läuft und welcher Text auf die Karte kommt. Dazu gehört eine Stückliste je Empfängergruppe, die festlegt, welche Positionen in welcher Menge und Reihenfolge in die Sendung gehören. Beide Dateien nehmen wir als CSV oder Excel an; die Einrichtung der Packstationen mit Referenzsendung und Arbeitsanweisung kostet 60 € – 180 € je Kampagne (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Dieser Artikel ist eine Checkliste für die Vorbereitung. Er hilft Marketing, Agentur und Einkauf, die Datei so anzulegen, dass am Tag der Referenzsendung keine Rückfragen mehr offen sind.
Warum eine Zeile je Sendung und nicht je Empfänger?
Die Zeile ist bei uns die kleinste Einheit der Arbeit: Aus ihr wird ein Versandetikett, ein Eintrag in der Versandliste und eine Position im Mengenprotokoll. Bekommt eine Person zwei Pakete – etwa ein Pressepaket in die Redaktion und eines ins Homeoffice –, sind das zwei Zeilen. Umgekehrt dürfen zwei Zeilen mit identischer Anschrift nur dann stehen bleiben, wenn wirklich zwei Sendungen gewollt sind; sonst sollten Sie die Liste vorher bereinigen.
Leerzeilen, Zwischensummen, verbundene Zellen und farbige Markierungen als Informationsträger stören beim Einlesen. Was wichtig ist, gehört in eine eigene Spalte, nicht in eine Zellfarbe.
Welche Spalten braucht die Empfängerliste?
Die Anschrift selbst richtet sich nach den Vorgaben Ihres Versenders. Für das Packen brauchen wir darüber hinaus einige Steuerspalten. Die folgende Tabelle zeigt einen bewährten Aufbau:
| Spalte | Inhalt | Wofür wir sie nutzen |
|---|---|---|
| Sendungs-ID | fortlaufende Nummer, eindeutig | Abgleich mit Versandliste und Mengenprotokoll |
| Empfänger und Anschrift | Firma, Name, Straße, PLZ, Ort, Land nach Vorgabe des Versenders | Versandetikett oder Abgleich mit der Etikettendatei |
| Gruppe oder Variante | Kürzel wie A, B, C | Stückliste, Station, Referenzgewicht |
| Versender und Versandart | Kürzel für den Dienst und die gebuchte Leistung | Sortierung, Behälter, Palette |
| Land | DE oder AT | getrennte Paletten und Übergaben |
| Kartentext oder Kartennummer | Text für einen Aufkleber oder Nummer einer vorgedruckten Karte | Zuordnung der Karte zur Sendung |
| Code | Gutschein- oder Aktionscode, falls vorhanden | Aufkleber auf der Karte, Stichprobe |
| Hinweis | kurz, nur wenn nötig | Sonderfälle an der Station |
Kommen die Versandetiketten als Druckdatei aus Ihrem Versenderkonto, muss die Sendungs-ID auch dort stehen, damit Etikett und Zeile sicher zusammenfinden. Versandetiketten kommen als Druckdatei aus Ihrem Versenderkonto, oder wir drucken Adress- und Versandetiketten aus Ihrer Datei nach den Vorgaben Ihres Versenders.
Wie sieht eine Stückliste je Empfängergruppe aus?
Die Stückliste beschreibt den Inhalt einer Sendung, nicht die ganze Lieferung. Für jede Empfängergruppe gibt es eine eigene: Position, Artikelnummer oder Bezeichnung, Menge je Sendung, Packreihenfolge und ein Foto oder eine Skizze. Aus der Stückliste entsteht die elektronische Arbeitsanweisung für die Station.
Ein Beispiel: Gruppe A bekommt drei Sachets (Tagescreme, Nachtcreme, Serum) und eine Karte ohne Code, Gruppe B dieselben Sachets und eine Karte mit Code, Gruppe C zwei Fläschchen, einen Tester und eine Karte im Polsterumschlag. Die Summe aus Stückliste mal Zeilen je Gruppe ergibt die Menge, die wir beim Wareneingang zählen. Stimmt sie nicht mit dem Lieferschein überein, melden wir die Fehlmenge vor dem Start.
Wie müssen Proben und Karten gekennzeichnet sein?
Jede Position braucht eine Kennzeichnung, die man an der Station auf einen Blick erkennt: Artikelnummer, Variantenname oder ein Farbpunkt auf dem Umkarton. Besonders wichtig ist das bei Proben, die sich nur im Duft, in der Sorte oder im Farbton unterscheiden. Zwei gleich große Sachets mit unterschiedlichem Inhalt sind für die Zählwaage identisch – nur die Kennzeichnung und die Stichprobe alle 250 Sendungen unterscheiden sie.
Karten und Flyer kommen gedruckt; vorgedruckte Karten mit Namen tragen am besten die Sendungs-ID klein auf der Rückseite. Karten, Flyer und Anschreiben kommen gedruckt von Ihrer Druckerei; wir ordnen sie nach Liste zu und drucken nur Etiketten und Aufkleber aus Ihrer Datei.
Welcher Übergabeweg gilt für die Empfängerliste?
Die Empfängerliste enthält personenbezogene Daten, deshalb läuft die Übergabe anders als der Versand der Stückliste. Empfängerlisten bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Vor der Übergabe der Empfängerliste schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Packrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung.
Praktisch heißt das: Stückliste, Fotos und Muster können Sie sofort schicken. Die Liste mit den Anschriften folgt, sobald der Vertrag unterschrieben ist. So kann die Arbeitsanweisung schon entstehen, während der Datenschutz geklärt wird.
Wie trennen Sie Deutschland und Österreich in einer Datei?
Viele Kampagnen gehen an Empfänger in beiden Ländern, oft mit unterschiedlichen Versendern oder zumindest mit getrennten Übergaben. Dafür reicht eine Datei, solange die Spalte Land in jeder Zeile gefüllt ist und nur die Werte DE und AT enthält. Schreibweisen wie „Deutschland“, „Germany“ und „D“ nebeneinander führen dazu, dass Zeilen falsch sortiert werden oder beim Einlesen hängen bleiben.
Unterscheiden sich die Sendungen je Land – etwa eine Karte mit österreichischem Aktionscode oder eine andere Preisangabe auf dem Flyer –, legen Sie dafür eigene Gruppen an, zum Beispiel A-DE und A-AT. Dann bekommt jede Gruppe ihre eigene Stückliste, ihr eigenes Referenzgewicht und eigene Paletten. An der Station liegen nie Karten beider Länder gleichzeitig, und die Versandliste zeigt je Land getrennt, wie viele Sendungen übergeben wurden.
Wichtig für die Planung: Zwei Länder bedeuten meist zwei Übergaben. Die Paletten für Österreich fahren zu einem anderen Depot als die für Deutschland, oder Ihr Versender holt sie getrennt ab. Das steht im Angebot als eigener Transportposten.
Welche Fragen sollten vor dem Start beantwortet sein?
- Stimmen die Summen je Gruppe mit den gelieferten Mengen überein, inklusive Reserve für Referenzsendungen?
- Gibt es Zeilen ohne Gruppe oder mit einer Gruppe, für die keine Stückliste existiert?
- Ist klar, was mit Zeilen passiert, deren Anschrift unvollständig ist – aussortieren, zurückmelden oder trotzdem packen?
- Sind Deutschland und Österreich in der Datei eindeutig unterscheidbar?
- Wer gibt die Referenzsendung frei, und wer entscheidet über den Restbestand?
Die Checkliste unten fasst die Vorbereitung in Schritten zusammen. Den weiteren Ablauf nach der Übergabe beschreibt die Seite Warensendungen und Probenversand; wie Mengen und Kosten zusammenhängen, zeigt der Artikel Probenversand auslagern: Kosten je Sendung.
Wie läuft die Vorbereitung Schritt für Schritt?
- Gruppen festlegen: Welche Empfänger bekommen welche Variante? Jede Gruppe erhält ein Kürzel.
- Stückliste je Gruppe schreiben: Positionen, Menge je Sendung, Packreihenfolge, Foto.
- Empfängerliste anlegen: eine Zeile je Sendung mit Sendungs-ID, Gruppe, Versender, Land und Kartentext.
- Datei prüfen: Summen je Gruppe bilden, leere Pflichtfelder und doppelte IDs suchen.
- Proben kennzeichnen: Artikelnummer oder Variante auf jedem Umkarton, gleich große Proben besonders deutlich.
- AV-Vertrag abschließen: vor der Übergabe der Liste, danach Übergabe auf dem vereinbarten Weg.
- Ware und Verpackung anliefern: mit Lieferschein, der zur Stückliste passt, und einer Reserve.
- Referenzsendung freigeben: Fotos je Gruppe prüfen und die Stationen starten lassen.
