So arbeiten wir: Probenversand mit Referenzsendung, Zählwaage und Versandliste

Was brauchen wir von Ihnen, bevor es losgeht?

Eine Empfängerliste als CSV oder Excel mit einer Zeile je Sendung und einer Spalte für die Gruppe, eine Stückliste je Gruppe und die Vorgaben Ihres Versenders für Verpackung, Sortierung und Paletten. Dazu Proben, Beileger und Versandverpackung – oder die Spezifikation, nach der wir die Verpackung beschaffen. Was davon fehlt, klärt Elisabeth Zachová vor dem Angebot.

Warum packen wir zuerst eine Referenzsendung?

Weil ein Foto mehr klärt als jede Beschreibung. Am Tag nach dem Wareneingang packen wir je Empfängergruppe eine Sendung genau so, wie sie beim Empfänger ankommen soll, wiegen sie und schicken Ihnen die Bilder. Erst Ihre Freigabe startet die Stationen, und das Gewicht dieser Sendung wird zum Maßstab für jede weitere.

Wie verhindern wir Verwechslungen zwischen Gruppen?

Jede Gruppe läuft an eigenen Stationen oder in einem eigenen Zeitfenster, mit eigener Stückliste und eigenen Behältern. Karten und Etiketten werden je Gruppe gedruckt oder vorsortiert, die Zählwaage kennt das Referenzgewicht jeder Gruppe, und die Stichprobe alle 250 Sendungen prüft Empfänger, Variante und Karte gegen die Datei.

Was passiert nach der Übergabe?

Sie erhalten Versandliste und Palettenfotos. Restbestände lagern wir in Moravská Třebová oder im externen Lager für Nachsendungen und Abrufe; zurückgeführt oder ausgesondert wird nur nach Ihrer schriftlichen Anweisung. Die Empfängerdatei löschen wir nach Ihrer schriftlichen Anweisung und bestätigen die Löschung – damit ist die Kampagne auch datenschutzrechtlich abgeschlossen.

Wie sieht eine Packstation aus?

Eine Packstation in unserer Zentrale Moravská Třebová ist eine kurze Linie: Am Anfang liegt die Stückliste mit dem Foto der freigegebenen Referenzsendung, daneben die Behälter mit den Proben in Packreihenfolge. Über eine Rollenbahn wandert die offene Versandtasche oder der Karton von Griff zu Griff, Beileger und Karte kommen zuletzt. Am Ende steht die Zählwaage, die jede Sendung gegen das Referenzgewicht prüft, und ein Etikettendrucker für Versand- oder Adressetiketten aus der Datei. Die elektronische Arbeitsanweisung am Platz zeigt Positionen, Reihenfolge und Menge je Behälter.

Wer liefert Liste, Proben, Verpackung und Vorgaben?

Welchen Nachweis bekommen Sie?

Sie bekommen fünf Belege: das Referenzsendungs-Protokoll je Gruppe mit Fotos und Referenzgewicht, die Versandliste als Datei mit Paletten, Versendern, Ländern, Gruppen und Mengen, das Mengenprotokoll aus Wareneingang und Restbestand, Fotos von Wareneingang und fertigen Paletten sowie nach Abschluss die schriftliche Löschbestätigung für die Empfängerdatei.

Zahlen zur Veranschaulichung. Spalten und Sortierung richten sich nach den Vorgaben Ihres Versenders; wie die Zählwaage fehlende oder doppelte Proben findet, zeigt der Ratgeber Zählwaage und Referenzgewicht.

Wie viele Sendungen schaffen wir am Tag?

In unseren Hallen stehen bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag zur Verfügung. Für eine einzelne Kampagne rechnen wir als Richtgröße mit 90 Packstunden je Tag an rund 10 Stationen – genug, um auch eine fünfstellige Auflage in wenigen Tagen zu packen. Eilaufträge übernehmen wir am Wochenende und an Feiertagen mit 25 % Zuschlag auf die Handarbeit (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Warensendungen mit Empfängerdaten packen wir nur in der Halle, nicht in Heimarbeit.

Wie vertraulich bleiben Empfängerliste und Kampagne?

Vor der Übergabe der Empfängerliste schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Packrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung. Auch Kampagnen, die noch nicht öffentlich sind – ein neues Produkt, ein Termin für die Presse –, behandeln wir vertraulich: Fotos gehen nur an Sie, und Proben mit Sperrfrist bleiben bis zur Übergabe in der Halle.

Wer fährt Proben, Verpackung und fertige Paletten?

Eigene Lkw haben wir nicht; Proben und Verpackung holt eine Partnerspedition bei Ihnen oder Ihrem Hersteller ab, gebucht binnen 24 Stunden. Die fertigen Paletten holt entweder Ihr Versender bei uns ab, oder die Spedition bringt sie zu seinem Depot in Deutschland oder Österreich. Transport kostet je Palette ab 85 € je Richtung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Wie Lieferschein, Pro-forma-Rechnung und Spedition zusammenspielen, beschreibt APOOL WERKE auf der Seite Transport auf apool.de.

Was Kunden zum Ablauf wissen wollen