Probenversand aus Tschechien: Proben, Warenmuster und Kampagnenpakete nach Empfängerliste packen lassen

Was umfasst Probenversand bei APOOL WERKE?

Probenversand heißt bei uns: Aus einer Liste mit Empfängern und einer Palette mit Proben werden einzeln verschlossene, gewogene und etikettierte Sendungen, die Ihr Versender nur noch abholen muss. Dazwischen liegen viele kleine Handgriffe, die in keinem Automaten stecken – eine Probe je Zeile auswählen, die passende Variante für die richtige Gruppe greifen, die Karte mit dem Namen der Redakteurin zu genau diesem Paket legen, Füllmaterial so setzen, dass ein Tiegel nicht wandert, und am Ende die Sendung gegen ihr Sollgewicht prüfen.

Zum Umfang gehören das Einlesen Ihrer Empfängerliste (CSV oder Excel, eine Zeile je Sendung), der Wareneingang mit Zählung und Foto, die Referenzsendung je Empfängergruppe, das Packen an Stationen nach Stückliste, das Zuordnen von Karten, Flyern oder Gutscheincodes, das Verschließen in Versandtasche, Polsterumschlag oder Faltkarton, das Aufkleben des Versandetiketts, die Sortierung nach Versender und Land sowie die Übergabe mit Versandliste und Fotos. Nach der Kampagne lagern wir, was übrig ist, und senden auf Abruf nach – oder schicken den Rest per Spedition zurück.

Wer Proben verschicken lassen möchte, sucht meist eine Firma, die die Pakete für die Kampagne packt, ohne gleich einen Lagervertrag mit Monatspauschale abzuschließen. Genau diese Lücke füllen wir: Sampling auslagern als einzelnes Projekt, abgerechnet je Sendung, von einigen hundert Presse- und Händlerpaketen bis zur Kampagne mit mehreren zehntausend Sendungen. Den laufenden Versand Ihres Shops lassen Sie, wo er ist – worin sich die Modelle unterscheiden, zeigt der Vergleich Dienstleister, Lettershop oder Lohnarbeit.

Wie verläuft eine Kampagne – von der Anfrage bis zur Löschbestätigung?

Die Zeitachse oben zeigt die acht Stationen; hier die Logik dahinter. Am Anfang steht Ihre Anfrage mit Auflage, Aufbau der Sendung, Zahl der Empfängergruppen, Ländern und dem gewünschten Übergabetermin. Elisabeth Zachová fragt nach, was noch fehlt, etwa wie viele Varianten die Datei enthält oder ob die Karte namentlich zugeordnet wird, und schickt binnen 24 Stunden den Preis je Sendung.

Bevor auch nur eine Adresszeile zu uns kommt, unterschreiben beide Seiten den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Erst danach folgen Empfängerliste und Stückliste je Gruppe über den vereinbarten Weg. Parallel bucht unsere Disposition die Abholung von Proben und Verpackung bei Ihnen oder Ihrem Hersteller; die Partnerspedition steht binnen 24 Stunden bereit. Im Wareneingang zählen wir jede Position gegen Lieferschein und Stückliste und fotografieren die Paletten – fehlt etwas, erfahren Sie es, bevor die erste Station anläuft.

Am Tag nach dem Wareneingang packen wir je Empfängergruppe eine Referenzsendung, wiegen sie und schicken Ihnen Fotos von Inhalt, Packreihenfolge und geschlossener Sendung. Mit Ihrer Freigabe starten die Stationen: gepackt nach Stückliste, am Ende gewogen, etikettiert, nach Versender und Land in Behälter sortiert. Die fertigen Paletten holt Ihr Versender ab, oder die Spedition bringt sie zu seinem Depot. Sie erhalten die Versandliste als Datei. Übrige Ware bleibt nach Ihrer Anweisung im Lager oder fährt zurück, und die Empfängerdatei löschen wir, sobald Sie es schriftlich anordnen – mit Bestätigung.

Welche Kampagnenart passt zu Ihrer Aktion?

Die Kampagnenart bestimmt Versandverpackung, Zahl der Positionen und damit Zeit und Preis je Sendung. Neun Grundformen decken fast alle Anfragen ab:

• Probenmailing mit Sachets und Minis – zwei bis drei Sachets oder Minis mit Karte in der Versandtasche, die häufigste und günstigste Form.
• Kosmetik-Probenset in der Versandtasche – Tester, Fläschchen und Tiegel im Polsterumschlag, auslaufsicher und mit Aktionscode.
• Lebensmittel- und Getränkeprobenpaket – verschlossene, haltbare Proben im Faltkarton mit Füllmaterial, alkoholfrei.
• Aktionspaket mit mehreren Proben und Gutscheincode – mehrere Proben plus Code-Karte für Messe- und Online-Aktionen.
• Pressepaket mit persönlicher Karte – kleine Auflage an Redaktionen, Karte je Empfänger von Hand zugeordnet.
• Influencer- und Seeding-Paket – Auspackreihenfolge nach Foto-Vorgabe, oft zwei oder drei Varianten je Creator-Gruppe.
• Händlermuster mit Preisliste – Sortimentsproben mit Preisliste und Artikelkennzeichnung je Händler.
• Musterkarten und Musterkoffer – Farb-, Stoff- und Materialmuster an Außendienst, Architekten und Fachhandel.
• Willkommenspaket und Abo-Prämie – Begrüßungskarte und Prämie je Gruppe, oft über Monate aus dem Restbestand nachgesendet.

Für die Wahl zählt weniger die Branche als die Frage, wie viele unterschiedliche Sendungen es gibt. Eine Kampagne mit einer einzigen Variante läuft an wenigen Stationen im Takt; drei Gruppen mit verschiedenen Karten brauchen getrennte Stücklisten, drei Referenzsendungen und eine Versandliste, die jede Gruppe einzeln ausweist. Wenn Sie zwischen zwei Formen schwanken, schicken Sie uns beide Varianten – wir rechnen sie nebeneinander.

Wie wird abgerechnet: je Sendung, je Stunde oder je Abruf?

Je Sendung rechnen wir immer dann, wenn Aufbau und Auflage feststehen. Eine Versandtasche mit bis zu 3 Positionen und Karte liegt bei 20 ct – 40 ct, jede weitere Probe bei 3 ct – 6 ct; Faltkarton oder Polsterumschlag mit vier bis zehn Positionen kosten 0,60 € – 1,20 € je Sendung. Drucken wir das Versandetikett selbst aus Ihrer Datei, kommen 4 ct – 10 ct je Sendung dazu. Einmal je Kampagne fällt die Einrichtung der Packstationen mit Referenzsendung, Arbeitsanweisung und Stücklisten an: 60 € – 180 €. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Ein Beispiel mit Zahlen: 20.000 Versandtaschen mit drei Sachets und Karte brauchen rund 62 Sekunden je Sendung, zusammen etwa 344 Arbeitsstunden. Mit Einrichtung und Spedition für die Proben aus dem Raum Bielefeld und die fertigen Paletten zum Depot des Versenders ergibt das rund 7.739 €, also 38,7 ct je Sendung, davon 1.996 € Transport in beide Richtungen. Ein Pressepaket-Versand mit 1.200 Faltkartons, fünf Positionen und Karte aus Augsburg, bei dem der Versender die Paletten bei uns abholt, landet bei etwa 1.024 € – 0,85 € je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Je Stunde rechnen wir, wenn der Aufbau erst beim Packen klar wird: gemischte Musterkoffer, nachträglich umsortierte Gruppen, ein Testlauf mit wenigen hundert Sendungen. Die Hallenstunde kostet 14,50 € – 19,00 €; Sie sehen im Stundenprotokoll, was wofür angefallen ist.

Je Abruf rechnen wir Nachsendungen aus dem Restbestand: 15 € – 35 € je Abruf für Datei einlesen, kommissionieren und übergeben, zuzüglich Preis je Sendung. Die Lagerung kostet 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat, Ein- und Auslagerung 4,00 € – 7,00 € je Palette. Beispiel: 4.000 Willkommenspakete aus Brunn am Gebirge, zwei Paletten über 6 Monate gelagert und wöchentlich abgerufen – mit Transport rund 3.676 €, davon 650 € für die Abrufe und 133 € für das Lager. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.

Den Versand an die Empfänger übernimmt Ihr Paketdienst oder Postdienstleister unter Ihrem Vertrag: Versandkosten sind nicht Teil unseres Angebots; wir übergeben die Sendungen palettiert, nach Versender und Land sortiert. Den eigenen Durchlauf rechnen Sie im Sendungsrechner nach.

Wie viele Sendungen schaffen wir – und was, wenn es eilt?

In unseren Hallen stehen bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag zur Verfügung, verteilt auf alle laufenden Aufträge. Für eine einzelne Kampagne planen wir als Richtgröße 90 Packstunden je Tag an rund 10 Stationen. Die 20.000 Versandtaschen aus dem Beispiel oben sind damit in etwa 4 Arbeitstagen nach der Freigabe gepackt; die 1.200 Pressepakete schaffen die Stationen in einem Arbeitstag.

Engpass ist selten das Packen, sondern fast immer die Anlieferung: Kommen Proben, Karten und Versandtaschen an verschiedenen Tagen, wartet die Station auf das letzte Teil. Planen Sie deshalb den Wareneingang so, dass alle Positionen einer Gruppe gemeinsam eintreffen, und melden Sie Nachlieferungen früh – dann verschieben wir lieber die Reihenfolge der Gruppen als den ganzen Start.

Eilt die Kampagne, packen wir auch am Wochenende und an Feiertagen. Der Wochenendzuschlag beträgt 25 % auf die Handarbeit, der Expresszuschlag unter der Woche 15 %. Für das Beispiel mit 20.000 Versandtaschen hieße ein Wochenendeinsatz rund 9.160 € statt 7.739 € (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Wie wir kurzfristige Spitzen planen, beschreibt APOOL WERKE auf der Seite Eilaufträge und Wochenendproduktion.

Wie wird kontrolliert und dokumentiert?

Kontrolle beginnt bei uns nicht am Ende, sondern mit der ersten Sendung. Die Referenzsendung je Empfängergruppe ist das verbindliche Vorbild: Sie sehen auf Fotos, was in welcher Reihenfolge liegt, und wir halten ihr Gewicht als Referenzgewicht fest. Nach Ihrer Freigabe hängt ein Foto dieser Sendung an jeder Station.

Am Ende jeder Station steht eine Zählwaage. Jede fertige Sendung wird dort gewogen; liegt sie außerhalb der Toleranz um das Referenzgewicht, stoppt die Waage, und die Sendung wird geöffnet und neu gepackt. So fallen eine fehlende Probe, eine doppelte Karte oder ein vergessener Beileger auf, bevor das Etikett klebt. Zusätzlich nimmt sich die Schichtleitung nach jeweils 250 Sendungen eine davon heraus und vergleicht sie mit Datei und Muster – Empfänger, Variante, Karte, Inhalt.

Behälter und Paletten tragen Mengenaufkleber, jede Palette wird vor der Übergabe gezählt und fotografiert. Aus der Datei entsteht die Versandliste: welche Palette, welcher Versender, welches Land, welche Gruppe, wie viele Sendungen, welches Referenzgewicht, wie viele Stichproben. Sie bekommen sie als Datei zusammen mit den Fotos. Wir versprechen keinen Fehleranteil und keinen Zustelltermin, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Referenzsendung je Empfängergruppe mit Fotofreigabe, Zählwaage am Ende jeder Station, Stichprobe alle 250 Sendungen gegen Datei und Muster und Versandliste je Übergabe.

Wie schützen wir Ihre Empfängerliste?

Eine Empfängerliste für Warensendungen enthält Namen und Anschriften, oft auch eine Gruppe oder einen Code – also personenbezogene Daten, die wir als Auftragsverarbeiter behandeln. Das ist bei uns kein Formular am Rand, sondern ein fester Teil des Ablaufs: Vor der Übergabe der Empfängerliste schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Packrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung.

Praktisch heißt das: Die Stationen sehen keine Liste, sondern nur die Etiketten und Karten, die für ihre Behälter gedruckt wurden. Wer an einer Station packt, braucht keinen Zugang zur Datei. Die Versandliste, die Sie am Ende erhalten, zeigt Mengen je Palette und Gruppe und keine Anschriften. Empfängerlisten bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag.

Warensendungen mit Empfängerdaten packen wir nur in der Halle, nicht in Heimarbeit. Proben und Karten mit Empfängerbezug verlassen die Halle erst als verschlossene, etikettierte Sendung auf der Palette für Ihren Versender.

Wer verschickt die Sendungen – und woher kommt das Etikett?

Den Versand an die Empfänger übernimmt Ihr Paketdienst oder Postdienstleister unter Ihrem Vertrag: Versandkosten sind nicht Teil unseres Angebots; wir übergeben die Sendungen palettiert, nach Versender und Land sortiert. Ihr Vertrag bleibt Ihr Vertrag: Sie verhandeln mit Ihrem Versender, Sie erhalten seine Rechnung, und Sie entscheiden, welcher Dienst welche Gruppe transportiert. Das hat einen praktischen Vorteil – laufende Konditionen Ihres Hauses gelten auch für die Kampagne.

Wir sind kein Partner eines Paketdienstes oder Postunternehmens: Versandverpackung, Kennzeichnung und Sortierung richten sich nach den Vorgaben des Versenders, den Sie wählen, und Sendungsnummern wie Laufzeiten nennt er Ihnen selbst. Bevor wir packen, fragen wir deshalb nach seinen Vorgaben: Welche Außenmaße, welche Beschriftung, welche Behälter, wie viele Sendungen je Palette, wie getrennt nach Land und Versandart? Diese Vorgaben landen in der Arbeitsanweisung und bestimmen, wie wir am Ende sortieren und palettieren.

Versandetiketten kommen als Druckdatei aus Ihrem Versenderkonto, oder wir drucken Adress- und Versandetiketten aus Ihrer Datei nach den Vorgaben Ihres Versenders. Bei der ersten Variante erhalten wir eine fertige Druckdatei, bei der zweiten drucken wir selbst nach der Vorlage Ihres Versenders. In beiden Fällen wird jedes Etikett beim Aufkleben gescannt und gegen die Zeile der Empfängerliste geprüft. Die Übergabe erfolgt entweder als Abholung bei uns durch Ihren Versender oder per Partnerspedition an sein Depot in Deutschland oder Österreich – mehr dazu auf der Seite Liefergebiet.

Wer stellt Proben, Karten und Verpackung bei?

Proben, Warenmuster, Beileger und Versandverpackung stellen Sie bei; Versandtaschen, Polsterumschläge, Faltkartons und Füllmaterial können wir nach Ihrer Spezifikation beschaffen und mit Beleg und 8 % Handlingzuschlag abrechnen. Viele Marken lassen die Versandtaschen direkt vom Verpackungslieferanten zu uns liefern, andere geben uns Maße und Qualität vor und lassen uns einkaufen. Wichtig ist nur, dass die Versandverpackung zur Referenzsendung passt – eine Tasche, die mit drei Proben und Karte gerade so schließt, bremst jede Station.

Karten, Flyer und Anschreiben kommen gedruckt von Ihrer Druckerei; wir ordnen sie nach Liste zu und drucken nur Etiketten und Aufkleber aus Ihrer Datei. Soll auf der Karte ein Name stehen, gibt es zwei Wege: vorgedruckte Karten je Empfänger, die wir von Hand der richtigen Sendung zuordnen, oder neutrale Karten, auf die wir einen Aufkleber mit dem Text aus Ihrer Datei setzen. Welcher Weg schneller ist, hängt von der Auflage ab; bei Pressepaketen mit einigen hundert Empfängern ist die Handzuordnung oft einfacher.

Proben sollten verschlossen und je Variante gekennzeichnet ankommen – mit Artikelnummer oder Farbpunkt auf dem Karton, nicht nur mit einer Beschreibung im Lieferschein. Das spart Zeit im Wareneingang und verhindert Verwechslungen zwischen ähnlichen Sorten.

Was nehmen wir nicht an – und wo endet der Probenversand?

Nicht angenommen werden Alkohol und Tabak, Gefahrgut, Aerosole und Druckgaspackungen, Lithium-Batterien, Kühl- und Tiefkühlware, offene Lebensmittel, Arzneimittel und Lebendware. Wir sind kein zertifizierter Lebensmittelbetrieb; wir packen verschlossene, haltbare und vom Hersteller freigegebene Ware. Lebensmittel- und Getränkeproben nehmen wir also nur verschlossen, haltbar, verkaufsfertig verpackt und alkoholfrei an; Kosmetikproben kommen verschlossen und gekennzeichnet vom Hersteller.

Sachets und flache Warenmuster im Standardkuvert laufen als Kuvertierung über apool.de; hier geht es um Versandtasche, Polsterumschlag, Faltkarton und Paket.

Wer eine Kampagne mit reinem Brief plant, findet die Planung von Zeitplan und Einlieferung im Ratgeber Briefmailing mit Zeitplan auf apool.de. Hier bleiben wir bei allem, was eine Probe, ein Muster oder ein Produkt enthält und deshalb in Tasche, Umschlag oder Karton reist.