Häufige Fragen zum Probenversand aus Tschechien: 20 Antworten zu Versender, Empfängerdaten, Referenzsendung, Nachweis und Kosten

Alles, was keine Ware in Versandtasche, Polsterumschlag oder Karton ist. Wer Briefmailings kuvertieren lassen möchte, findet das bei den Mailing-Leistungen von APOOL WERKE; Adressdruck und Portooptimierung stehen unter Adressieren auf apool.de, die Datenerfassung von Rückläufern unter Texterfassung. Handelssets mit eigener Set-EAN gehören zu Sets und Bundles, Geschenkverpackung zur Aktionsverpackung, Ärztemuster zur Pharma-Konfektionierung und die laufende Filialverteilung zur Kommissionierung und Logistik. Überhaupt nicht angeboten werden Versand im eigenen Namen, die Bearbeitung von Rücksendungen, eine Anbindung an das Shopsystem, der Kauf oder die Miete von Adressen und der Druck von Karten oder Flyern.

Nein, der Versand selbst bleibt in Ihrer Hand. Den Versand an die Empfänger übernimmt Ihr Paketdienst oder Postdienstleister unter Ihrem Vertrag: Versandkosten sind nicht Teil unseres Angebots; wir übergeben die Sendungen palettiert, nach Versender und Land sortiert. Unsere Arbeit endet mit der Übergabe: Jede Sendung ist verschlossen, gewogen und trägt ihr Versandetikett, die Paletten sind nach Land getrennt und mit Mengenaufklebern versehen. Entweder holt Ihr Versender sie bei uns ab, oder eine Partnerspedition bringt sie zu seinem Depot oder einem Einlieferungspunkt in Deutschland oder Österreich; diesen Transport berechnen wir gesondert nach Strecke und Palettenzahl. Auf unserer Rechnung stehen damit nur Packarbeit, Einrichtung und gegebenenfalls Transport und Lagerung – Ihre Konditionen beim Versender bleiben unberührt.

Mit dem Paketdienst oder Postdienstleister, den Sie beauftragen – einen eigenen haben wir nicht. Wir sind kein Partner eines Paketdienstes oder Postunternehmens: Versandverpackung, Kennzeichnung und Sortierung richten sich nach den Vorgaben des Versenders, den Sie wählen, und Sendungsnummern wie Laufzeiten nennt er Ihnen selbst. Vor dem Start brauchen wir deshalb die Vorgaben Ihres Versenders: zulässige Maße der Versandverpackung, Lage und Format des Versandetiketts, Behälter, Palettenhöhe und Palettenkennzeichnung. Nutzen Sie für Deutschland und Österreich zwei verschiedene Versender, sortieren wir getrennt und erstellen je Versender eine eigene Versandliste. Ob der Versender bei uns abholt oder die Paletten zu seinem Depot gebracht werden, vereinbaren Sie mit ihm; beides planen wir in den Zeitplan der Kampagne ein.

Aus Ihrem Versenderkonto oder aus unserem Etikettendrucker. Versandetiketten kommen als Druckdatei aus Ihrem Versenderkonto, oder wir drucken Adress- und Versandetiketten aus Ihrer Datei nach den Vorgaben Ihres Versenders. Im ersten Fall erzeugen Sie die Etiketten als Druckdatei in derselben Reihenfolge wie die Empfängerliste; wir drucken sie aus, kleben sie auf und scannen jede Sendung. Im zweiten Fall drucken wir Versand- oder Adressetiketten aus Ihrer Datei im Layout, das Ihr Versender vorgibt, für 4 ct – 10 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Absenderaufkleber und Inhaltszettel liefern Sie als fertige Aufkleber mit; wir bringen sie an der Stelle an, die in der Stückliste steht.

Ausschließlich von Ihnen. Die Empfängerliste stellen Sie: Wir kaufen, mieten oder selektieren keine Adressen und versenden keine E-Mails. Üblich ist ein Export aus CRM, Shopsystem oder PR-Verteiler als CSV oder Excel, eine Zeile je Sendung. Neben Name und Anschrift braucht die Datei eine Spalte für die Empfängergruppe, sobald der Inhalt variiert, und eine Spalte für Code oder Kartentext, wenn Beileger nach Liste zugeordnet werden. Fehlen Angaben oder tauchen Zeilen doppelt auf, melden wir das vor dem Packen, statt die Datei eigenmächtig zu ändern. Einen sauberen Aufbau zeigt der Ratgeber zu Empfängerliste und Stückliste.

Mit Vertrag, eng begrenztem Zugriff und einer bestätigten Löschung. Vor der Übergabe der Empfängerliste schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Packrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung. Empfängerlisten bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Ausgedruckt wird die Liste nicht; an den Packstationen liegen nur die Etiketten und Karten der Gruppe, die gerade gepackt wird. Fehldrucke mit Anschriften landen nicht im Papierkorb, sondern werden gesammelt und nach Ihrer Anweisung vernichtet oder zurückgegeben.

Alles, was beim Packen oder unterwegs Menschen, Ware oder andere Sendungen gefährden kann, und alles, was eine durchgehende Kühlkette braucht. Nicht angenommen werden Alkohol und Tabak, Gefahrgut, Aerosole und Druckgaspackungen, Lithium-Batterien, Kühl- und Tiefkühlware, offene Lebensmittel, Arzneimittel und Lebendware. Lebensmittel- und Getränkeproben nehmen wir an, wenn sie verschlossen, haltbar, verkaufsfertig verpackt und alkoholfrei sind; Kosmetikproben kommen verschlossen und gekennzeichnet vom Hersteller. Ärztemuster mit Chargendokumentation laufen nicht hier, sondern über die Pharma-Konfektionierung auf apool.de. Welche Alternativen es für ausgeschlossene Produkte gibt, beschreibt der Ratgeber „Was wir nicht verschicken“.

Nein. Wir sind kein zertifizierter Lebensmittelbetrieb; wir packen verschlossene, haltbare und vom Hersteller freigegebene Ware. Für Lebensmittel- und Getränkeproben heißt das: Die Proben verlassen die Produktion des Herstellers bereits verschlossen, haltbar und vollständig gekennzeichnet, und wir öffnen keine Verpackung. Wir kommissionieren sie nach Stückliste, polstern Gläser und Flaschen im Faltkarton gegen Bruch und prüfen jede Sendung gegen das Referenzgewicht. Offene Ware, Abfüllung und gekühlte Produkte sind ausgeschlossen, alkoholhaltige Getränke ebenso. Worauf es beim Karton mit mehreren Proben ankommt, zeigt die Seite Lebensmittel- und Getränkeprobenpaket, typische Kampagnen der Branche stehen unter Lebensmittel- und Getränkemarken.

Nein. Allgemeine Geschäftsbedingungen, kurz AGB, verwenden wir für den Probenversand nicht. Unsere Konditionen werden individuell im Angebot vereinbart. Im Angebot stehen Preis je Sendung, Einrichtung der Packstationen, Transport, die Termine für Referenzsendung und Übergabe sowie die Regeln für Restbestand und Lagerung; den Umgang mit der Empfängerliste regelt der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Offene Punkte klären Sie vorab direkt mit Elisabeth Zachová unter +420 604 373 376 oder per E-Mail an info@apool.de.

Nein – ein Normzertifikat können wir Ihnen nicht vorlegen. Stattdessen bekommen Sie einen Ablauf, den Sie Schritt für Schritt nachprüfen können: Wareneingang mit Foto und Zählung gegen Lieferschein und Stückliste, Meldung von Fehlmengen vor dem Start, Referenzsendung je Empfängergruppe am Tag nach dem Wareneingang, elektronische Arbeitsanweisung seit 2019 und Fotos jeder Übergabe. Wir versprechen keinen Fehleranteil und keinen Zustelltermin, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Referenzsendung je Empfängergruppe mit Fotofreigabe, Zählwaage am Ende jeder Station, Stichprobe alle 250 Sendungen gegen Datei und Muster und Versandliste je Übergabe. Wie das an den Packstationen aussieht, beschreibt unser Ablauf im Detail.

Nein. Eine feste Untergrenze für die Auflage gibt es nicht, wir packen von einigen hundert Presse- und Händlerpaketen bis zur Kampagne mit mehreren zehntausend Sendungen. Bei kleinen Auflagen wiegt allerdings die Einrichtung der Packstationen – Referenzsendung, Arbeitsanweisung, Stückliste je Gruppe – mit 60 € – 180 € je Kampagne schwerer. Für 300 Pressepakete im Faltkarton mit vier Positionen und Karte ergibt das rechnerisch rund 0,82 € je Sendung einschließlich Einrichtung, ohne Transport (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Den eigenen Fall können Sie im Sendungsrechner durchspielen.

Eine Dokumentation vom Wareneingang bis zur Löschung. Dazu gehören Fotos und Zählergebnis des Wareneingangs mit allen Fehlmengen, die freigegebenen Fotos der Referenzsendungen samt Referenzgewicht je Gruppe, das Mengenprotokoll je Behälter und Palette, die Versandliste als Datei zu jeder Übergabe und Fotos der fertigen Paletten. Nach dem Ende der Kampagne folgen die Bestandsmeldung für den Restbestand und die schriftliche Bestätigung, dass die Empfängerdatei gelöscht ist. Den Status einzelner Sendungen nach der Übergabe nennt Ihr Versender, nicht wir.

Bei einer Versandtasche mit drei Proben und Karte rechnen wir mit 4 Arbeitstagen Packzeit nach der Freigabe. Je Sendung fallen 62 Sekunden Handarbeit an, zusammen rund 344 Stunden; mit 90 Packstunden je Tag an 10 Stationen ergibt sich die genannte Dauer. Davor liegt die Referenzsendung am Tag nach dem Wareneingang, danach die Übergabe an Ihren Versender oder der Transport zu seinem Depot, den wir innerhalb von 24 Stunden disponieren. Drängt der Termin, packen wir auch am Wochenende gegen einen Zuschlag von 25 % auf die Handarbeit (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Nein. Warensendungen mit Empfängerdaten packen wir nur in der Halle, nicht in Heimarbeit. Jede Sendung mit Name und Anschrift entsteht in unserer Zentrale Moravská Třebová an Packstationen, an denen nur Etiketten und Karten der laufenden Gruppe liegen; die Empfängerdatei selbst bleibt auf dem Packrechner, auf den 2 benannte Personen zugreifen. Wo APOOL WERKE Heimarbeit bei anderen Aufträgen als Reserve nutzt und wo bewusst nicht, beschreibt der Beitrag zur Kapazitätsreserve auf apool.de.

warenproben-versand.de ist die Spezialseite für Warensendungen und Probenversand von APOOL WERKE (apool.de). Beide Seiten gehören zur selben Firma, APOOL WERKE, s.r.o.; Ansprechpartnerin, Standorte, Stundensätze und Richtwerte sind identisch. Auf apool.de stellt APOOL WERKE sämtliche Lohnarbeiten vor, von Verpackung über Konfektionierung bis Lager. Hier geht es ausschließlich um Kampagnen mit Empfängerliste: Proben, Warenmuster, Presse- und Willkommenspakete sowie Abrufe aus dem Restbestand, jeweils mit Kampagnenarten, Kostenbeispielen und Ratgebern. Einen kurzen Überblick über dieselbe Leistung gibt die Seite Warensendungen und Probenversand im Hub.

Am Tag nach dem Wareneingang packen wir je Empfängergruppe eine Sendung genau nach Stückliste und Arbeitsanweisung. Sie wird gewogen, der Wert wird zum Referenzgewicht der Gruppe, und Sie erhalten Fotos vom geöffneten Inhalt, von der Packreihenfolge mit der Karte obenauf und von der verschlossenen Sendung mit Etikett. Erst Ihre Freigabe startet die Stationen. Wünschen Sie Änderungen – eine andere Reihenfolge, mehr Füllmaterial, einen anderen Platz für die Karte –, packen wir die Referenzsendung neu, wiegen erneut und schicken neue Fotos. Danach misst die Waage am Ende jeder Station jede Sendung gegen genau diesen Wert.

Er bleibt eingelagert, bis Sie entscheiden. Restbestände lagern wir in Moravská Třebová oder im externen Lager für Nachsendungen und Abrufe; zurückgeführt oder ausgesondert wird nur nach Ihrer schriftlichen Anweisung. Nach der letzten Übergabe erhalten Sie eine Bestandsmeldung je Position – Proben, Karten, Beileger und Versandverpackung getrennt, mit Zahl der Paletten. Dann gibt es drei Wege: den Bestand für Nachsendungen und spätere Abrufe behalten, ihn per Partnerspedition an eine Adresse Ihrer Wahl zurückbringen lassen oder einzelne Positionen nach schriftlicher Freigabe aussondern. Beschädigte oder angebrochene Proben melden wir mit Foto, bevor sie aussortiert werden. Die Lagerung kostet 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).

Ja, genau dafür gibt es den Abrufversand aus dem Restbestand. Sie schicken in festem Rhythmus – meist wöchentlich, bei Willkommenspaketen auch täglich – eine Abrufdatei im selben Aufbau wie die ursprüngliche Empfängerliste. Wir packen daraus mit derselben Stückliste und demselben Referenzgewicht wie in der Hauptkampagne und melden nach jedem Abruf den Bestand. Je Abruf berechnen wir 15 € – 35 € für Einlesen, Kommissionieren und Übergabe, dazu den Preis je Sendung; die Palette kostet 7,50 € – 11,00 € im Monat, Ein- und Auslagerung 4,00 € – 7,00 € je Palette (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Wird eine Position knapp, sagen wir es rechtzeitig.

Nein, eine Schleife binden wir nicht. Unsere Aufgabe ist, dass jede Sendung vollständig, unbeschädigt und in der vorgegebenen Reihenfolge beim Empfänger ankommt. Einen bedruckten Faltkarton, Seidenpapier als Füllmaterial oder einen Aufkleber als Verschluss verarbeiten wir gern, wenn Sie das Material beistellen und es in der Stückliste steht – beim Seeding-Paket ist das üblich. Aufwendige Geschenkverpackung mit Band und Einlage übernimmt APOOL WERKE dagegen über die Verpackungsleistungen auf apool.de.

Das geht, und die Trennung beginnt bereits in der Empfängerliste. Eine Spalte für das Land genügt: Wir sortieren nach Versender und Land, stellen die Sendungen für Österreich auf eigene Paletten und erstellen je Land eine eigene Versandliste. Unterscheidet sich der Inhalt, etwa durch einen Beileger mit österreichischem Aktionscode, wird daraus eine eigene Empfängergruppe mit eigener Referenzsendung. Gehen die Paletten an zwei Depots, planen wir zwei Übergaben; der zweite Transport erscheint im Angebot als eigene Position. Wie sich das im Kostenbeispiel auswirkt, zeigt der Sendungsrechner mit der Einstellung für beide Länder.