Restbestand und Abrufversand: Proben lagern und über Monate nachsenden

Proben, Prämien und Versandverpackung, die nach dem Hauptversand übrig bleiben, lagern wir als Restbestand und senden sie über Monate nach – auf Grundlage einer Abrufdatei, die Sie wöchentlich oder täglich schicken. Lagerung kostet 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat, Ein- und Auslagerung 4,00 € – 7,00 € je Palette und jeder Abruf 15 € – 35 € zuzüglich Preis je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Restbestände lagern wir in Moravská Třebová oder im externen Lager für Nachsendungen und Abrufe; zurückgeführt oder ausgesondert wird nur nach Ihrer schriftlichen Anweisung.

Der Abrufversand verlängert eine Kampagne ohne neuen Anlauf: Stückliste, Referenzgewicht und Arbeitsanweisung bleiben gültig. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Abrufdatei, Bestandsmeldung und Fehlmengen zusammenspielen.

Wann lohnt sich Abrufversand statt einer einzigen großen Welle?

Immer dann, wenn die Empfänger nicht alle am selben Tag feststehen. Typische Fälle sind Willkommenspakete für Neukunden, Prämien für Abonnenten, Muster für Anfragen aus dem Außendienst oder Nachsendungen an Teilnehmer einer Aktion, die sich erst nach dem Stichtag gemeldet haben. Eine große Welle würde entweder zu früh packen oder Empfänger auslassen.

Abrufversand heißt bei uns: Die Ware bleibt palettiert im Lager, die Arbeitsanweisung bleibt aktiv, und sobald eine Abrufdatei eingeht, packen wir die neuen Zeilen nach derselben Stückliste. Die Leistung dahinter beschreibt die Seite Abrufversand aus dem Restbestand.

Wie ist eine Abrufdatei aufgebaut?

Die Abrufdatei hat denselben Aufbau wie die ursprüngliche Empfängerliste – eine Zeile je Sendung, mit Sendungs-ID, Gruppe, Versender, Land und Kartentext. Neu ist nur, dass jede Datei ein Abrufdatum und eine eigene Kennung trägt. So lässt sich später nachvollziehen, welche Sendung mit welchem Abruf das Lager verlassen hat.

Für den Übergabeweg gilt dasselbe wie für die erste Liste: Empfängerlisten bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Dass der AV-Vertrag der Kampagne auch die Abrufe umfasst, halten wir beim Abschluss ausdrücklich fest.

Wie erfahren Sie, was noch im Bestand liegt?

Nach jedem Abruf bekommen Sie eine Bestandsmeldung: Menge je Position, Zahl der Paletten und die Menge, für die der Bestand noch reicht, gerechnet nach Stückliste. Ein Beispiel für eine Gruppe mit Prämie, zwei Proben und Karte:

Die knappste Position bestimmt, wie lange der Bestand reicht – im Beispiel die Karte. Deshalb melden wir nicht nur Mengen, sondern auch die Position, die zuerst ausgeht, sobald sie unter eine mit Ihnen vereinbarte Schwelle fällt.

Was passiert bei Fehlmengen?

Enthält eine Abrufdatei mehr Zeilen, als der Bestand hergibt, packen wir so viele vollständige Sendungen wie möglich und melden den Rest als Fehlmenge – mit Sendungs-IDs. Unvollständige Sendungen, etwa ohne Karte, verlassen das Lager nur, wenn Sie das ausdrücklich freigeben. Sie entscheiden dann, ob die offenen Zeilen nach einer Nachlieferung gepackt werden oder entfallen.

Nachlieferungen behandeln wir wie einen neuen Wareneingang: zählen, fotografieren, gegen Lieferschein prüfen. Hat eine neue Charge ein anderes Gewicht, legen wir ein neues Referenzgewicht fest, bevor sie an die Station geht.

Wie schnell verlässt eine Nachsendung das Lager?

Das hängt vom vereinbarten Rhythmus ab. Beim wöchentlichen Abruf legen wir einen festen Wochentag fest: Die Datei kommt bis zum vereinbarten Zeitpunkt, die Sendungen werden gepackt, gewogen, etikettiert und mit der nächsten vereinbarten Abholung Ihres Versenders übergeben. Beim täglichen Abruf ist der Ablauf derselbe, nur kürzer getaktet und mit kleineren Mengen je Datei.

Für die Übergabe gilt dasselbe wie im Hauptversand: Den Versand an die Empfänger übernimmt Ihr Paketdienst oder Postdienstleister unter Ihrem Vertrag: Versandkosten sind nicht Teil unseres Angebots; wir übergeben die Sendungen palettiert, nach Versender und Land sortiert. Kleine Abrufe mit wenigen Sendungen gehen in einem Behälter mit Mengenaufkleber an den Versender, größere auf einer Palette. Jede Übergabe bekommt ihre eigene Versandliste als Datei.

Welche Ware eignet sich für den Restbestand?

Grundsätzlich alles, was wir auch im Hauptversand packen: verschlossene, haltbare, gekennzeichnete Ware bei Raumtemperatur. Zwei Punkte verdienen bei längerer Lagerung Aufmerksamkeit. Erstens das Mindesthaltbarkeitsdatum von Lebensmittel- und Kosmetikproben: Wir notieren es beim Wareneingang und melden, wenn eine Charge sich dem Datum nähert, das Sie als Grenze festgelegt haben. Zweitens gedruckte Karten und Preislisten mit Datumsangaben oder Aktionszeiträumen – sie veralten oft schneller als die Proben selbst.

Versandverpackung lagern wir mit, damit Nachsendungen genauso aussehen wie die erste Welle. Planen Sie dafür eine Reserve ein, denn Taschen und Kartons aus einer Nachbestellung sehen oft minimal anders aus.

Was kostet ein halbes Jahr Abrufversand?

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Pflegeprodukten aus dem Weserbergland verschickt Willkommenspakete im Faltkarton mit vier Positionen und Karte an Neukunden. Über sechs Monate sind es 4.000 Sendungen in 26 wöchentlichen Abrufen. Zwei Paletten liegen im Lager, drei gehen zu Beginn aus Holzminden zu uns, zwei gehen gepackt zurück an das Depot seines Versenders.

Die Abrufpauschale lohnt sich, wenn ein Abruf eine sinnvolle Menge an Zeilen bündelt. Bei sehr kleinen Abrufen – wenige Sendungen am Tag – ist ein wöchentlicher Rhythmus meist günstiger als ein täglicher. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Wie sich Lagerkosten in Tschechien allgemein mit anderen Standorten vergleichen lassen, zeigt der Artikel Kommissionierung in Tschechien: Lagerkosten vergleichen auf apool.de.

Was geschieht mit dem Rest am Ende der Kampagne?

Irgendwann ist die Aktion vorbei, und auf der Palette liegen noch Proben, Karten und Kartons. Wir fragen dann schriftlich nach Ihrer Anweisung: weiter lagern, an Ihr Lager zurückführen, an einen anderen Ort liefern oder aussondern. Ohne schriftliche Anweisung bleibt der Bestand liegen. Mit der Rückführung bekommen Sie eine Bestandsliste und Fotos der Paletten.

Die Empfängerdaten behandeln wir getrennt vom Warenbestand. Vor der Übergabe der Empfängerliste schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Packrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung.

Was unterscheidet Abrufversand von einem Dauerlager?

Abrufversand ist bei uns die Verlängerung einer Kampagne, kein allgemeines Warenlager. Die Ware stammt aus einer Aktion mit fester Stückliste, und jede Nachsendung sieht aus wie die Sendungen der ersten Welle. Wer dagegen laufend unterschiedliche Artikel einlagert und Einzelbestellungen aus einem Shop ausliefern lässt, braucht eine andere Leistung mit anderer Abrechnung. Den Unterschied besprechen wir gern vor dem Angebot, damit Sie nicht für eine Struktur bezahlen, die Ihre Kampagne gar nicht braucht.

Wie richten Sie den Abrufversand in fünf Schritten ein?

1. Rhythmus festlegen: wöchentlich oder täglich, mit festem Tag und Uhrzeit für die Abrufdatei.
2. Dateiformat abstimmen: derselbe Aufbau wie die Empfängerliste, ergänzt um Abrufdatum und Kennung.
3. Meldeschwelle vereinbaren: ab welcher Restmenge je Position wir Sie warnen.
4. Umgang mit Fehlmengen klären: offene Zeilen zurückstellen oder entfallen lassen, Nachlieferung planen.
5. Ende der Kampagne regeln: schriftliche Anweisung für Rest, Rückführung und Löschung der Datei.